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如何在開放式辦公室里高效工作?

tzb 發表于 2013.9.9| 點擊數24245

(文/Lauren Lee Anderson)你工作過的辦公室很可能都是開放式的,它們作為一種打破工作場所層級結構、把員工從小隔間里解放出來的方式,已經被廣為使用。

然而這種辦公室有利也有弊。一方面,開放式辦公室能營造一個更易于合作、創新和社交的環境,不同部門和團隊之間可以更容易地交換觀點。另一方面,開放式辦公室也被認為是個會嚴重分散員工注意力的環境,根據聲音研究所(The Sound Agency)的一項研究,該環境下的員工生產力會暴跌66%。

每天在開放環境下辦公,怎樣才能促進合作、提高效率呢?以下策略或許能助你保持清醒、高效。

筑一道“虛擬的墻”

在開放式辦公環境里,他人的存在就是夢魘。TED演講者、《聲音與商業》(Sound Business)一書的作者朱利安·特雷熱(Julian Treasure)說,人腦只能同時處理1.6場對話,如果你的意識游蕩到了附近的討論中去,就不剩多少腦力來工作了。

如果同事的聲音和動作讓你難以集中,你可以嘗試在自己和辦公室里的其他人之間筑一道“虛擬的墻”。怎樣做呢?比你想象的要簡單。一副耳機就夠了。

即便是退回到個人世界的我們,往往也聽著既不利于專注也不利于高產的音樂。但是想保持高產,就不要播放有人聲的音樂,比如收音機、播客,乃至帶歌詞的歌曲,它們只會進一步占據你大腦里的空間。


“用音樂蓋過噪音就像把糖衣涂在泥巴上;看上去像蛋糕,吃起來可不像,”特雷熱說。圖片來源:15five.com

最利于專注的聲音是那種自然且不可預知的聲音。電子環境音樂阻隔噪音的效果就不錯,也不會讓人分心。也可以試試用立體聲耳機聆聽雙耳節拍。神經生理學家認為這些聲音能引導大腦進入深度專注、有創造力且放松的狀態。

分出一張“團隊討論桌”

讓員工既開心又高產的關鍵在于有不同的空間來做不同的事。建筑設計公司根斯勒(Gensler)的一項新研究發現,員工工作時有超過一半的時間處在深度專注狀態,大約四分之一的時間在合作,剩下的時間則分配給學習、社交和其他工作。

當然,在辦公室里工作的人還是大部分時間都坐在自己桌前,但到了需要深度合作或學習的時候,換個環境就能幫大腦換個檔。在辦公室安置一張較大的“團隊討論桌”,讓談話和想法在這張桌上流轉自如,并鼓勵鄰座之間有意識地閑聊。

在用來開會的房間里可以嘗試放置高桌子,高到每個人都得站著,而且墻壁要用落地大白板,這樣的安排能促使人們積極參與討論。相反,也可以設置一些獨立的房間,讓人能安靜獨處??梢試L試在門外放一塊黑板,寫上自己在屋里做什么。這樣,團隊的其他人就知道他們埋著頭的原因了,也會讓他們安靜地完成工作。

如果空間足夠,可以把打印機、復印機等噪音水平較高的機器從工作區域移走。此外,時不時離開座位四處走走也能帶來額外的好處,這有助于重新集中注意力,恢復判斷力。圖片來源:TNW

拿出“請勿打擾”的態度來

《應用心理學》雜志發布了一項研究:尋求幫助的人在工作中做得更好,但提供幫助的人實際上做得更糟??茖W家判斷,在幫助他人和做本職工作之間的轉換會帶來沉重的“認知負荷”,因為每次你回頭繼續工作,都得讓自己重新熟悉一遍工作細節。更不要提什么“多線程工作”的概念,那根本就是個謬論。

要想解決這個問題,可以每天分出一個時間段,在這幾個小時內不被打擾,專注于自己的工作不分心。一定要告訴同事你在這段時間里真的不想被打擾,當然緊急情況除外。要把足夠的注意力分給最重要的工作,而你可以在這一天的后半段時間里與同事合作或幫助他人。

雖然開放式辦公室不一定適合所有人,但它能給文化、創新和合作帶來巨大影響。不過,和所有的好東西一樣,開放式辦公室的應用也必須保持平衡。

 

信息來源:TNW,How to stay productive when you work in an open office

文章題圖:Shutterstock 友情提供


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